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关于做好2021年度文件材料立卷归档工作的通知

发布时间：2022年03月03日 00:00 　点击：

各校区管委，各部门、各单位：

为做好我校2021年度文件材料立卷归档工作，根据《高等学校档案管理办法》（第27号令）要求，现将有关事项通知如下。

一、归档范围

1.上级来文。上级部门对学校请示、报告的批复、批示，要与相应的请示、报告放在一起立卷，为永久保管；来文内容涉及到本校的，单独分类立卷；上级部门对学校普发性文件以发文机关为单位立为一卷或数卷，作为资料保存，保管期限为长期；OA系统内流转文件即时按件归档。

2.各单位形成的公文与资料。公文须向档案馆移交两套立卷存档。第一套公文附文件签批单，按问题、期限的不同，进行分类立卷；第二套公文按不同的文号分别组卷，卷内文件由小号到大号流水排列，保管期限为永久。移交存档的两套文件材料要齐全完整，符合公文格式要求，有附件或批复的文件须一并收集齐全。未行文的重要资料只需移交一套归档，按问题分类分期限组卷归档。

3.声像资料。各部门、各单位在工作中形成的具有保存价值的照片、光盘等声像资料，要与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。光盘要移交三套归档。

4.实物资料。获得的省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流活动中获赠的具有纪念意义的实物礼品等，要与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号或附文字说明，保管期限为永久。

5.重要活动资料。学校及各部门、各单位所承办的重要活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，收集与归档范围等依据《山东科技大学重大活动档案管理办法》（附件1）。

二、技术要求

1.实体卷整理。依据《山东科大各类档案归档范围及保管期限表》（附件2）、《山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤》（附件3），将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。

2.网上著录。预立卷的档案资料全部实行网上立卷归档，录入档案网络管理系统时，务必注意信息的完整、准确及著录格式的规范，电子全文上传系统时统一为PDF格式（上传带有印章的发文资料的扫描件）。著录完成后提交系统，经系统管理员审定合格后，用A4纸打印卷内文件目录，具体要求同见附件3。

3.审核检查。案卷整理完成后，填写“卷内备考表”，其中“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况；立卷后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”指责任立卷者；“检查人”指本单位档案工作负责人或主要领导；“立卷时间”指完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也须立卷人、检查人签名并标注时间，以示负责。

4.填写汇总表。将本年度的立卷数量、质量情况进行汇总并加以说明，并由单位档案工作负责人或主要领导审阅签字，格式、内容参见《立卷归档情况汇总说明》（附件4）。

三、归档程序

1.兼职档案员利用档案网络管理系统打印《案卷移交目录》一式两份，连同实体卷、汇总表，到档案馆归档。

2.交接双方须根据《案卷移交目录》清点核对，签字移交。

四、时间安排

因档案馆新馆建设与搬迁，2021年立卷归档工作须在7月中旬之前完成，具体要求：

1.各二级学院3月底前完成档案移交归档工作。

2.科研、产品、出版、外事类档案4月底前完成档案移交归档工作，其他职能部门及泰安校区、济南校区5月底前完成移交归档工作。

3.毕业生声像类档案7月中旬前完成移交归档工作。

4.档案馆随时接收名人、实物及重大活动等档案材料移交归档。

五、注意事项

1.密级文件或有保密要求的档案资料不得上传档案网络管理系统，直接将实体案卷移交档案馆归档即可。